1.Managementmodel

Achtergrond en context

- -

Organisatie-evaluatie: Wellicht een van de moeilijkste taken voor het management is precies te weten wat er gaande is in de organisatie. Systemen voor informatievergaring lijken slechts een beperkt, incompleet en vooringenomen zicht op de realiteit te geven. Er moeten methoden ontwikkeld worden om dit te corrigeren, zodat slecht nieuws u net zo goed bereikt als goed nieuws.

Er wordt veel tijd, capaciteit en geld geïnvesteerd om sterkten en zwakten te detecteren om strategische verbeterpunten (prioriteiten) te kunnen bepalen. Met deze pragmatische aanpak wordt gegarandeerd tijd, capaciteit en geld bespaard, maar wordt evengoed continu verbeterd.

In korte tijd kan elke organisatie een zelfevaluatie uitvoeren op basis van een managementmodel waarbij:

• sterkten en zwakten in korte tijd worden ontdekt;
• strategische prioriteiten bepaald kunnen worden;
• en ideeën verkregen worden die een oplossing kunnen bieden voor deze strategische prioriteiten.

De 9 criteria van het EFQM Excellence model (CAF model of ander gepersonaliseerd model) bieden een goed kader voor een organisatie om gestructureerd continu te verbeteren om zo naar uitmuntendheid te evolueren. Deze overkoepelende, geïntegreerde en integrale aanpak raakt het volledige organisatiemanagement.

Het behalen van goede kernresultaten en het bereiken van resultaten met betrekking tot klanten, medewerkers en samenleving, bereikt men door een goed leiderschap dat het beleid & strategie, zijn medewerkers, partners, middelen en processen stuwt. Hoe bereikt men uitmuntendheid? Echte kwaliteit stopt niet bij procesbeheersing of een prima service. Integrale kwaliteit in het bedrijfsbeleid integreren is de enige manier om continu te verbeteren.

Doelstelling

Samen met een aantal sleutelfiguren van uw organisatie wordt in korte tijd een "foto" van de organisatie genomen om te weten: "In welke ontwikkelingsfase uw organisatie zich bevindt volgens het EFQM model?".

Zonder enige vorm van sturing wordt een uitgebreide organisatieanalyse gegenereerd. In grafiekvorm zal men het resultaat zien van percepties gekwoteerd door eigen sleutelfiguren dat een realistisch beeld schetst van de organisatie, met toevoeging van een gerangschikt tekstrapport met een aantal tips naar mogelijke verbeteringen volgens de sterkten en de zwakten. In één oogopslag zal je weten waar je staat met de organisatie en waar verbeterd kan worden. Zowel de vragen als de scores zijn zo concreet mogelijk in een eenvoudige begrijpbare taal geformuleerd. Ze zijn afgestemd op aandachtspunten van het EFQM Excellence model, deze aandachtspunten kunnen op vraag gepersonaliseerd worden naar de eigen organisatie om de begrijpbaarheid te verhogen. De toepassing is in 5 talen standaard uitvoerbaar (Nl-Fr-Du-En-Po).

Uitvoering in de praktijk

Concreet verloopt de zelfevaluatie als volgt:
Een verantwoordelijke kwaliteitscoördinator wordt aangeduid voor het organiseren van de zelfevaluatie. De verantwoordelijke bepaalt het aantal sleutelfiguren welke aan de zelfevaluatie deelnemen en bepaalt de periode van uitvoering. Aan de deelnemers wordt een sensibilisering van ongeveer één uur gegeven over de methodiek en de uitvoering van de zelfevaluatie (eerste halve dag). Elke deelnemer wordt in bezit gesteld van een persoonlijke login. De deelnemer voert de zelfevaluatie uit en geeft een persoonlijke score aan de gestelde aandachtspunten. De uitvoering kan zowel online of offline uitgevoerd worden (naargelang gemaakte afspraken). De uitvoerder kan zelf het geschiktste moment en plaats bepalen voor de uitvoering (enkel online). Op het einde van de zelfevaluatie oefening krijgt de deelnemer het resultaat van zijn persoonlijke score in twee grafieken. De persoonlijke scores zijn vertrouwelijk en worden in geen geval op naam vrijgegeven.

Op het einde worden door ons alle scores verzameld. Een rapportering wordt opgemaakt in PDF formaat en vervolgens verzonden naar de kwaliteitscoördinator, die op zijn beurt de sleutelfiguren in bezit stelt van het rapport. De sleutelfiguren en het managementteam analyseren individueel het rapport.

Voorbeeld rapport

- Score volgens EFQM Excellence model
- Score volgens de ontwikkelfasen
- Benchresultaat in % en in punten
- Sterkte/ Zwakte grafiek in de 32 subcriteria
- Overzichtresultaat in de 32 subcriteria
- Tekstrapport aangevuld met verbetertips

Kort hierna wordt een management vergadering georganiseerd (tweede halve dag) om een discussie op gang te brengen waarbij in consensus belangrijke strategische verbeterpunten bepaald worden voor de organisatie.

Na 1 a 2 jaar maakt men een nieuwe foto van de organisatie door het uitvoeren van eenzelfde zelfevaluatie om de gerealiseerde groei in beeld te krijgen.

Groei resultaat in beeld

Meerwaarden voor de organisatie

• het managementstuur blijft in eigen handen;
• de objectiviteit wordt vergroot door eigen medewerkers te betrekken;
• de eigen expertise en ervaringen worden gebundeld;
• de kost efficiënte manier van werken;
• het resultaat is "invented here";
• tijdrovende meetings worden vermeden;
• er wordt kort op de bal en de realiteit ingespeeld.

Voordelen voor de uitvoerder (sleutelfiguren)

• de anonimiteit wordt gewaarborgd;
• de overzichtelijke en gebruiksvriendelijke uitvoering;
• er wordt een korte inspanning gevraagd op een zelf gekozen moment en plaats;
• de uitvoerder ziet zelf de resultaten;
• de transparantie en openheid van het proces.

Extra voordelen

• de betrokkenheid en inspraak wordt verhoogd in de organisatie;
• niet bespreekbare informatie wordt bekomen;
• de snelheid van informatiegaring wordt verhoogd;
• de efficiënte en effectieve aanpak.

Benchmarking

Een benchmark is gemakkelijk realiseerbaar doorheen de organisatie.

Benchmark doorheen een organisatie



Benchmark van 1 departement met 5 units

Referenties

Meerdere profit en non-profit organisaties (multinationals, KMO's) maken gebruik van deze pragmatische EFQM zelfevaluatie aanpak.
In België werd door de EFQM organisatie het Europees label "Recognised for Excellence" toegekend aan de lokale politie Heusden - Zolder en aan het DAB Loodswezen. De afdeling Bos & Groen van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap behaalde het label Committed to Excellence. Deze organisaties, uit de non-profit sector, maakten gebruik van de pragmatische EFQM zelfevaluatie tool.
Er zijn nog meerdere organisaties en bedrijven (zowel profit als non-profit) die deze pragmatische tool voor zelfevaluatie hanteerden om het managen gestructureerder te laten verlopen.

Positieve en negatieve ervaringen

Ervaring leert ons dat het uitvoeren van een zelfevaluatie gemiddeld 72 minuten duurt. Telkens na een uitvoering worden positieve reacties ontvangen over de eenvoud van uitvoering en de effectieve bruikbaarheid van het rapport. In bijna alle consensus meetings (tweede halve dag) worden de strategische verbeterpunten bepaald.
Een enkele maal hebben we kunnen ervaren dat sleutelfiguren instructies hadden ontvangen om hogere scores toe te kennen tijdens de zelfevaluatie, in plaats van een realistische score. Wanneer dit wordt opgemerkt, zal deze problematiek met de kwaliteitscoördinator besproken worden. In dit specifieke geval werd beslist een nieuwe zelfevaluatie uit te voeren.
Tijdens een eerste zelfevaluatie zijn eindscore tussen de 15 en 40% normaal te noemen.

Informatie

Download hieronder een voorbeeld van zelfevaluatie en maak kennis hoe het proces verloopt om een zelf-evaluatie uit te voeren in uw organisatie.

Linken naar managementmodellen:
EFQM Excellence: http://www.efqm.org
CAF: http://www.eipa.nl/CAF/CAFmenu.htm
of maak in samenspraak met EHBM een eigen gepersonaliseerd model afgestemd naar uw organisatie.

Vergelijking met Baldrige methode
Indien gewenst wordt een vergelijking gemaakt met de Malcolm Baldrige methode. Na het uitvoeren van een EFQM oefening worden de scores omgezet naar Baldrige quotering.